Registerbeskrivning

Registerbeskrivning
Harry Schaumans Stiftelse

EU:s dataskyddsförordning, 2016/679 Registerförare

23.5.2018

0216806-9
Hovrättsesplanaden 11 A 22, vån. 5, 65100 Vasa 
info@hss.fi
www.hss.fi

Registrets namn

Rimbert

Person som svarar för registret
Harry Schaumans stiftelse
0216806-9
Hovrättsesplanaden 11 A 22, vån. 5
65100 Vasa

Kontaktperson för frågor gällande registret
Harry Schaumans stiftelse
Kontorschef Gunilla Toivonen
gunilla.toivonen@hss.fi
Tfn 06 784 8905

Uppgiftsbiträde

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)
Georgsgatan 27
00100 Helsingfors

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. använder följande underleverantörer:

- Amazon Web Services, för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare
- Signicat, för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag eller stipendium
- Telia Inmics-Nebula Oy, all information i registret lagras på Telia Inmics-Nebulas servrar


Syfte med registret (berättigat intresse)
Registerföraren förverkligar sin regelmässiga uppgift genom att bevilja bidrag baserat på ansökningar. Behandlingen av data i bidragsverksamhetens register baseras därmed på ett berättigat intresse. Registerförarens och den sökandes rättigheters balans garanteras genom att där i registret inte behandlas några sensitiva uppgifter. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personnummer och kontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Syfte med behandlingen av personuppgifter
Register över bidrags- och stipendieansökande: 
- För behandling av ansökningar om bidrag eller stipendier riktade till Harry Schaumans stiftelse

Register över bidragsmottagare samt stipendiater: 
- För utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag och stipendier samt för anmälningar om bidrag och stipendier till myndigheter. 

Registrets informationsinnehåll
I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan: 
- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personnummer/FO-nummer) 

Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis: 
- matrikel eller meritförteckning 
- skol- och studiebetyg 
- arbetsintyg 
- andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan 
- eventuella rekommendationer som skaffats med den sökandes samtycke 
- övriga uppgifter som behövs för ansökan 

Om den sökande beviljas ett bidrag sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:
- kontonummer
- information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
- information om när beslut fattats
- information om eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av bidrag
- information om TUPAS identifiering i samband med rekvisition
- bidragsmottagarens redovisning av bidraget

Personer under 15 år
Personer under 15 år som önskar söka ett bidrag skall först be sina föräldrar/förmyndare att kontakta Harry Schaumans stiftelse innan de kan söka om stöd.

Hur länge bevaras uppgifterna
Vi sparar den sökandes ansökningar och uppgifter tills vidare. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Harry Schaumans stiftelses stödverksamhet och det ger oss också en möjlighet att utvärdera effekten av, samt utveckla, vår bidragsverksamhet. 

Regelmässigt utlämnande av uppgifter
- Ansökningarna behandlas av Harry Schaumans stiftelses personal, förtroendevalda samt i något fall av externa sakkunniga
- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av tystnadsplikt
- Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat. 
- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.
- Uppgifter kan i enlighet med Personuppgiftslagen (523/1999) 24§ lämnas ut åt främst:     

  • Lantbruksföretagarnas pensionsförbund 
  • Skatteförvaltningen

- Uppgifter tillhörande beviljade ansökningar kan lämnas ut i (avslag publiceras inte): 

  • Publikationer
  • Webbsida (www.hss.fi)
  • Sociala medier

- Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser. Uppgifter utlämnas endast i den mån som de är relevanta.

Flyttning av data till länder utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområde

Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 


Principerna för offentliggörandet av beslut och av personuppgifter
Registerföraren publicerar följande uppgifter om alla bidragsmottagare:
- namn
- ändamålet som angetts i ansökan
- storleken på bidraget

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en önskan att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

Principer för skydd av registret
- I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt. 
- Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående. 
- De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansökningar är skyddad genom SSL-kryptering. 
- Telia Inmics-Nebula Oy svarar för tjänsten och registret förvaras i en Nebula Cloud 9-molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt namngivna personer.

Automatisk bearbetning
- Harry Schaumans stiftelse utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser. Det är alltid en eller flera personer som gör det slutgiltiga beslutet.

Rätt till insyn
- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Harry Schaumans stiftelses register 
- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret
- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter. 
- Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet
- Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.
- Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits
- Begäran ska adresseras till: 

Harry Schaumans stiftelse
Kontorschef Gunilla Toivonen
Hovrättsesplanaden 11 A 22, vån. 5
65100 Vasa
gunilla.toivonen@hss.fi


Rätt att kräva rättelse av en uppgift
- en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad 
- specificerad begäran ska adresseras till: info@hss.fi  

Rätt att begära radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om:
- Du motsätter dig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna
- Behandlingen av uppgifter är lagstridigt

Till följd av lagstiftning är Harry Schaumans Stiftelse i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.


Rätt att lämna in ett klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.